Artigos do Almanaque da Qualidade

Os Sistemas de Gestão são sempre complicados? Podemos torna-los melhores?

• Um pouco de história...

Meus primeiros contatos com Normas aconteceram ainda na década de 70, quando fui estagiário na SGS do Brasil - uma empresa dedicada aos serviços de inspeções. Lá, trabalhei na área de ENSAIOS NÃO DESTRUTIVOS - END.

São inspeções muito normatizadas. Naquela época, só quem falava em sistemas da qualidade eram a Petrobrás e a Nuclebrás. Provavelmente também as indústrias naval, energética e aeroespacial; mas, com essas, não trabalhei, além da automotiva.

A Petrobrás exigia a implementação de sistema de gestão da Qualidade conforme a Norma N-1595. Quem se lembra dela?

Mas, essa exigência visava somente os materiais fabricados para a Petrobrás. Outros materiais seguiam as suas próprias rotinas de trabalho.

A N-1595 era fácil de ser seguida. Os auditores da Petrobrás somente se preocupavam em rastrear os materiais de seu interesse.

Esta Norma - N-1595 - era baseada em diversas normas internacionais. Ouso acreditar que foi a precursora das Norma da Qualidade da Família ISO 9001, tal a semelhança.

Também trabalhei na VOITH - Máquinas e Equipamentos, localizada no Pico do Jaraguá, em São Paulo. Ajudei inspecionar plataformas e os rotores de Itaipu. Cada rotor, montado, pesa 350 toneladas! Nenhum quebrou; e nenhuma plataforma afundou... só as que foram importadas!

Em 1985 fui apresentado aos Sistemas de Gestão da Qualidade, na Metso Fundição - antiga FAÇO - Fábrica de Aço paulista, em Sorocaba. SP, onde fui admitido para esta área.

Foi quando tomei contato mais íntimo com Sistemas de Gestão da Qualidade. Minha facilidade para redação técnico-literária foi decisiva, além de minha formação técnica na ESCOLA SENAI ROBERTO SÍMONSEN, no Braz, em São Paulo. Há, com que prazer me lembro dessa escola!

Em 1987, tive contato com as Norma da Família ISO 9000, ao participar de um congresso da ABIFA - Associação de Fundições do Brasil. Lá, uma pessoa de uma empresa de Resende, RJ, em sua generosidade, enviou-me uma cópia das Normas. Vi, de imediato, a similaridade com a Norma N-1595, da Petrobrás! 

• Visão

Levei este fato ao conhecimento da direção; que endossou minha proposta - migrar para a Norma ISO 9002. Sim, ISO 9002, na época!

Criei uma MATRIZ DE CORRELAÇÃO para demonstrar quais Requisitos Normativos estavam relacionados à gestão Petrobrás e/ou à gestão ISO 9002. Fui chamado de maluco, até pelos auditores, mas deu certo!, quando endentaram,... deu certo! Compreender, mais que entender - palavra decisiva!

Lá, em 1987 - milénio passado, né?! -  eu já descrevia os procedimentos da qualidade, tarefa para a qual tive ajuda e confiança do meu superior imediato - Eng. Paulo Akira Kono, além do Gerente, Eng. Roberto Giulioli Rotondaro (In póstumas). E, mais tarde, da diretoria da empresa, Eng. João Ney Prado Colagrossi Filho que, definitivamente, me abriu as portas de sua confiança, em 1989. Em face de resultados já obtidos, deu-me estrada... isto foi decisivo!

• Dificuldades

Os primeiros Sistemas de Gestão da Qualidade eram excessivamente relacionado em suas interações. Isto os tornava Engessados; difíceis de entender; operacionaliza; treinar... e, sobretudo, de uma manutenção pesada e sofrida!

• Oportunidades

Como dizem os caipiras, " Sapo não pula por boniteza, mas porém por percisão"! Claro, as necessidades levaram-me a procurar formas melhores; mais adequadas, às descrições de procedimentos e, portanto, sobre como poderia compilar Sistema de Gestão da Qualidade, para qualquer organização que se dispusesse a melhorar! Uma nova metodologia!

• Melhorias

Meus ganhos, em descrições de sistemas de gestão da qualidade, foram desenvolvidos ainda na FAÇO FUNDIÇÃO, e implementados com grande sucesso prático e elogios por parte do auditores e da direção da empresa.

Foi um prazer enorme ouvir, do Eng. Fernando Antonio Jardim, diretor da empresa,  após uma auditoria: "Tudo redondinho! Você precisava estar lá, para ver!". Eu havia deixado a Faço Fundição (Metso) recentemente.

Mais tarde, ainda ao tempo do Doutor Antonio Ermírio de Moraes (In Póstumas) tive o prazer de trabalhar na CBA - Cia. Brasileira de alumínio. Trabalhei sob a direção gerencial do Eng. Saulo Novaes de Moura, que também entendeu e permitiu o emprego da minha metodologia.

Na CBA trabalhei lado-a-lado com uma excelente Equipe da Qualidade. Éramos uma turma coesa, comprometidos com a causa da qualidade; e primorosos em fazer o melhor. À  pedido do Eng. Saulo, instituímos a Semana da Qualidade - Um sucesso e tanto! Junto com nossa gestão foi ponto alto em nosso desempenho!

Também lá implementei a mesma metodologia em vários - ou fábricas - Dex - Extrusão de Alumínio; Anodização de Alumínio; Produto Anodizado, pelo Instituto Falcão Bauer; Ferramentaria; e Alumina - uma planta química com 400 colaboradores, à época.

• Colheitas

Todas essas organizações, às quais me refiro, trabalharam muito, junto com seus colaboradores; e obtiveram os seus resultados; mas tenho o sentimento de que esses méritos tem o meu dedo também...

Trabalho Atual

Atualmente, aposentado e dono de um conhecimento que considero importante, presto serviços nesta área. Em 2014 obtive o Selo de Qualidade para a Tamboré Alumínio, em Sorocaba, SP. Em 2017 confirmei o Sistema de Gestão da Qualidade, já pela Norma NBR ABNT ISO 9001:2015. Sempre utilizando a metodologia que desenvolvi.

Este Blog pretende ser parte do meu trabalho atual.

"Sapo não pula por boniteza, mas porém por percisão"!

Definir, estruturar todo um sistema excessivamente indexado ás suas próprias instruções; definir as aplicações de cada instrução e distribuir aos usuários; treinar o pessoal envolvido; auditar; manter o Sistema de Gestão da Qualidade - era uma tarefa que se me afigurava pesada, em face da quantidade de informações com as quais tinha que lidar.

Cada revisão gerava um "efeito dominó", onde uma alteração puxava outra; que puxava outra... além dos treinamentos em cascata!

Tudo isto por causa do excesso de indexação. Como resolver isto?

Na época - década de 80 - surgiam os primeiros bancos de dados dedicados ao controle de documentos para SGQ. Mas... eu ainda não conhecia programação.

• Criatividade

Ora, se eu não podia programar, poderia criar uma saída estratégica!... O que fiz?

Imitei uma programação e fiz... um "Banco de Dados de Papel". Achou maluco? É, eu sou maluco mesmo! Quem me conhece, sabe!

• Opção de melhoria

O SGQ, onde trabalhava, era estruturado em subsistemas. Mesmo hoje, considero um ótimo método, porquê permite organizar todas as instruções de uma maneira prática para a sua organização, da forma que melhor se aplique - por assunto; por departamento; por requisito... como melhor lhe parecer.

• ... E como encontrar uma instrução?

Esta á a mágica! Mágica simples e ao seu alcance, mas muito prática e funcional! Não é uma novidade. Eu a pratico a mais de trinta anos. Está suficiente testada.

Todo o acesso às instruções são feitas por meio de um documento-mestre, onde é feita uma "Triangulação de links" entre os centros de trabalho, onde as atividades acontecem e as instruções aplicáveis à cada atividade. Eu distribuía todas as instruções em papel. Não tínhamos distribuição eletrônica. Cada pasta de documentos pertencente à um determinado centro de trabalho carregava uma cópia carimbada do "Documento-mestre do Setor". Ao consultar seu documento-mestre, o usuário sabia, exatamente, de qual instrução precisava! O documento-mestre faz toda a amarração dos documentos aplicáveis, conforme a circunstância!

Documentos-metres - Qual a vantagem?

1. Facilidade de Acesso

A estrutura com documentos-mestre e links claros entre instruções e centros de trabalho permite que os colaboradores encontrem rapidamente as informações de que precisam, reduzindo o tempo de busca.

2. Minimização de Erros

A utilização de expressões-chaves e títulos representativos cria uma conexão intuitiva, o que diminui as chances de acessar instruções incorretas. Cada instruções tem um tópico de ajuda.

O mesmo método permite acessar os formulários de registros referenciados nas instruções, porém de forma independente.

3. Organização Centralizada

Cada centro de trabalho com seu próprio documento-mestre mantém a organização específica, enquanto ainda integra com o sistema geral, promovendo consistência e acessibilidade.

4. Agilidade na Atualização

Com um sistema bem estruturado, é mais fácil atualizar ou substituir instruções sem afetar a funcionalidade de todo o sistema.

5. Autonomia dos Colaboradores

Ao simplificar o processo de busca de instruções, os colaboradores ganham mais independência, o que pode aumentar a produtividade e reduzir a dependência de gestores ou suporte técnico.

6. Escalabilidade

O sistema pode ser facilmente expandido para incluir novos centros de trabalho ou instruções, mantendo a lógica existente.

7. Apoio à Conformidade e Qualidade

Um acesso rápido e eficiente às instruções adequadas contribui para o cumprimento das normas do SGQ, reduzindo riscos de não conformidade.

Esta metodologia elimina, drasticamente, o ""Efeito Dominó" quando é necessário revisar algum documento.

Este método se aplica perfeitamente para documentos eletrônicos e para documentos em papel.

Sobre Sistemas de Gestão da Qualidade

Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é uma ferramenta administrativa essencial que abrange e interliga todos os processos de uma organização. Sua estruturação deve se basear em um fluxo de valor, que vai muito além do simples mapeamento de processos. Vale lembrar que a abordagem por processos e seu mapeamento são naturais e inerentes a qualquer descrição de atividades organizacionais.

Ao projetar um SGQ, é fundamental compreender que sua finalidade não é, exclusivamente, atender à norma ABNT NBR ISO 9001 em sua edição vigente. O verdadeiro propósito de um SGQ é satisfazer as necessidades da organização, em conformidade com os requisitos normativos aplicáveis. 

Esse processo começa com a definição do fluxo de valor, que exige um trabalho de campo minucioso. É necessário “garimpar” informações para compreender os métodos, registros, pontos de risco, interações e interdependências em cada centro de trabalho identificado. Com essas informações, torna-se possível estruturar um SGQ funcional e eficiente, evitando sistemas engessados que priorizam atender à norma em vez de atender à empresa.

Lembre-se: a norma ABNT NBR ISO 9001 foi criada para servir às organizações, e não o contrário. Evite cometer o erro de priorizar a norma em detrimento das necessidades reais da empresa!

Um SGQ bem construído transforma a norma em uma aliada estratégica para alcançar excelência e competitividade.

Sistemas de Gestão Enxutos - O Método

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